¿Cuántas unidades deberíamos mantener disponibles de cada producto? La respuesta no debería depender únicamente de una cifra introducida manualmente en el ERP. Rotación histórica, plazo de aprovisionamiento, variabilidad de la demanda, pedidos pendientes y previsiones de venta pueden utilizarse para calcular un stock mínimo mucho más ajustado a la realidad.
Ni quedarnos sin stock ni llenar el almacén
Gestionar inventario implica encontrar un equilibrio.
Si mantenemos demasiado poco stock podemos sufrir roturas, retrasar pedidos de clientes o detener procesos productivos por falta de materiales.
Si mantenemos demasiado, inmovilizamos dinero, ocupamos espacio de almacén y aumentamos el riesgo de obsolescencia.
Por eso tiene sentido intentar calcular para cada producto un nivel de inventario coherente con su comportamiento real.
Stock mínimo, stock de seguridad y punto de pedido: no son exactamente lo mismo
En muchas empresas estos conceptos se utilizan indistintamente, pero conviene diferenciarlos.
Stock de seguridad
Cantidad adicional de inventario que mantenemos para protegernos frente a desviaciones: más demanda de la prevista, retrasos del proveedor u otras situaciones inesperadas.
Stock mínimo
Nivel por debajo del cual consideramos que las existencias empiezan a ser insuficientes para trabajar con normalidad. Dependiendo de la metodología utilizada puede estar muy relacionado con el stock de seguridad.
Punto de pedido
Nivel de inventario que debería desencadenar una nueva compra o reposición, teniendo en cuenta cuánto consumiremos mientras esperamos a recibir el nuevo suministro.
La primera aproximación: consumo durante el plazo de reposición
Imaginemos un producto que vende de media 10 unidades al día y cuyo proveedor tarda 7 días en servirnos.
Durante esos siete días esperamos consumir aproximadamente:
Si esperamos a quedarnos con 10 unidades para realizar la compra, probablemente tendremos una rotura de stock antes de recibir el nuevo suministro.
Una primera aproximación al punto de pedido sería:
Si para este producto establecemos además un stock de seguridad de 20 unidades:
Cuando nuestra posición de inventario se aproxime a esas 90 unidades deberíamos plantearnos una reposición.
¿Qué datos históricos podemos utilizar?
Una de las principales ventajas de calcular estos valores desde un ERP es que ya disponemos de gran parte de la información necesaria.
Rotación o consumo medio
Podemos calcular cuántas unidades se han vendido o consumido por día, semana o mes utilizando un periodo histórico suficientemente representativo.
Variabilidad de la demanda
Dos productos pueden vender de media 100 unidades al mes y comportarse de forma completamente diferente. Uno puede vender aproximadamente 3 unidades cada día y otro concentrar casi toda su demanda en unas pocas operaciones.
Plazo real de aprovisionamiento
Más interesante que utilizar exclusivamente el plazo teórico del proveedor puede ser calcular cuánto tiempo transcurre realmente entre la realización del pedido y la recepción del material.
El plazo de aprovisionamiento es tan importante como la demanda
Supongamos dos productos que venden exactamente 100 unidades mensuales.
| Producto | Consumo mensual | Plazo proveedor | Riesgo |
|---|---|---|---|
| Producto A | 100 unidades | 2 días | Bajo |
| Producto B | 100 unidades | 30 días | Mucho mayor |
Aunque ambos tengan la misma rotación, el producto B necesita una política de inventario mucho más cuidadosa.
Si nos quedamos sin el producto A podemos reaccionar rápidamente. Si nos quedamos sin el producto B podemos pasar un mes esperando reposición.
Pero el histórico no sabe qué ocurrirá mañana
Una política basada únicamente en ventas históricas puede funcionar razonablemente bien en productos muy estables.
Sin embargo, el ERP contiene también información sobre el futuro inmediato que debería formar parte de la decisión.
Pedidos de clientes todavía pendientes de servir, pedidos de compra ya realizados, previsiones comerciales, campañas, estacionalidad o proyectos conocidos pueden modificar completamente las necesidades de inventario de las próximas semanas.
Por eso un sistema más avanzado debería combinar histórico + situación actual + previsión futura.
Pedidos pendientes: demanda que ya conocemos
Supongamos que un artículo vende normalmente unas 100 unidades mensuales.
Sin embargo, hoy tenemos pedidos confirmados de clientes pendientes de servir por 180 unidades.
Utilizar exclusivamente la rotación histórica de 100 unidades podría llevarnos a subestimar claramente la necesidad real.
Los pedidos pendientes tienen una característica especialmente interesante: ya no son una previsión, son demanda conocida.
Previsión de ventas: demanda que todavía no conocemos
Después aparecen las previsiones.
Podemos conocer, por ejemplo, que un producto tradicionalmente aumenta sus ventas durante determinados meses o que el departamento comercial espera un incremento de actividad.
En ese caso podemos incorporar un componente de demanda prevista al cálculo.
Aquí debemos ser prudentes: una previsión no tiene el mismo nivel de certeza que un pedido confirmado.
Una política razonable puede distinguir entre:
- Demanda real: pedidos confirmados.
- Demanda prevista: forecast comercial.
- Demanda histórica: comportamiento anterior.
Existencias físicas no significa stock realmente disponible
Otro error frecuente consiste en mirar únicamente las unidades que tenemos físicamente en el almacén.
Supongamos:
| Concepto | Cantidad |
|---|---|
| Stock físico | 200 |
| Pedidos de clientes pendientes | -140 |
| Pedidos de compra confirmados | +80 |
Ver únicamente las 200 unidades disponibles físicamente ofrece una imagen incompleta.
Una aproximación más útil es trabajar con la posición de inventario.
En nuestro ejemplo:
Esas 140 unidades reflejan mejor nuestra posición futura que simplemente observar el stock físico actual.
Un modelo más completo de cálculo
A partir de todos estos elementos podemos construir una lógica de aprovisionamiento mucho más rica.
Por ejemplo, para cada producto podríamos analizar:
- Consumo medio histórico.
- Variabilidad del consumo.
- Plazo medio real de aprovisionamiento.
- Variabilidad del plazo del proveedor.
- Pedidos de clientes pendientes.
- Pedidos de compra pendientes de recepción.
- Previsiones comerciales.
- Estacionalidad.
- Stock disponible.
- Stock comprometido.
El objetivo sería estimar:
El resultado puede utilizarse para generar una propuesta de aprovisionamiento.
Ejemplo práctico
Supongamos el siguiente producto:
| Dato | Valor |
|---|---|
| Consumo medio diario | 8 unidades |
| Plazo de aprovisionamiento | 10 días |
| Stock de seguridad | 25 unidades |
| Stock actual | 90 unidades |
| Pedidos clientes pendientes | 40 unidades |
| Compras pendientes de recibir | 20 unidades |
La demanda esperada durante el plazo de reposición sería:
Añadiendo el stock de seguridad:
Nuestra posición de inventario sería:
Frente a unas necesidades objetivo de 105 unidades, tenemos una posición futura de 70.
Este cálculo todavía puede enriquecerse incorporando previsiones, lotes mínimos de compra, múltiplos de embalaje o restricciones del proveedor.
¿Y si el stock mínimo fuera dinámico?
En muchas empresas el stock mínimo es simplemente un campo en la ficha del producto.
Alguien introdujo 100 unidades hace tres años y desde entonces la cifra continúa siendo 100.
Sin embargo, la rotación puede haber cambiado, el proveedor puede servir ahora más rápido o más lento, pueden existir nuevos clientes o puede haber cambiado completamente la estacionalidad.
Una alternativa es recalcular periódicamente los parámetros de aprovisionamiento utilizando los datos disponibles en el ERP.
No todos los productos deberían gestionarse igual
Aplicar exactamente la misma fórmula a miles de referencias tampoco tiene por qué ser la mejor solución.
Podemos segmentar los productos según criterios como:
- Valor económico.
- Rotación.
- Criticidad para producción.
- Plazo de aprovisionamiento.
- Regularidad de la demanda.
- Fiabilidad del proveedor.
Por ejemplo, un tornillo económico que recibimos en 24 horas no necesita la misma política que una materia prima crítica importada con tres meses de plazo.
El ERP ya contiene gran parte de la información
Todo este análisis puede parecer complejo, pero gran parte de los datos necesarios ya existen dentro del sistema de gestión.
Un ERP como Etendo puede conocer:
- Ventas históricas.
- Consumos de producción.
- Pedidos pendientes de clientes.
- Pedidos de compra abiertos.
- Stock disponible.
- Stock reservado.
- Proveedores.
- Plazos reales de entrega.
- Previsiones.
El reto no consiste tanto en recopilar la información como en definir una lógica que la convierta en decisiones de aprovisionamiento útiles.
Del stock mínimo al aprovisionamiento inteligente
Establecer el stock mínimo de un producto no debería reducirse necesariamente a introducir manualmente una cantidad fija.
Los datos históricos nos indican cómo se ha comportado el producto. El plazo de aprovisionamiento nos dice cuánto tiempo debemos cubrir. El stock de seguridad protege frente a la incertidumbre.
Y la información futura —pedidos pendientes, compras abiertas o previsiones— nos permite anticiparnos a lo que ya sabemos que va a ocurrir.
Cuando esta lógica se integra en el ERP podemos pasar de revisar manualmente miles de referencias a generar propuestas automáticas de aprovisionamiento basadas en información real.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el stock mínimo de un producto?
Puede estimarse utilizando el consumo esperado durante el plazo de aprovisionamiento y añadiendo un stock de seguridad para cubrir desviaciones de demanda o retrasos del proveedor.
¿Qué diferencia hay entre stock mínimo y punto de pedido?
El stock mínimo representa un nivel mínimo deseable de existencias, mientras que el punto de pedido indica cuándo deberíamos iniciar una reposición para cubrir el consumo previsto durante el plazo de aprovisionamiento.
¿Qué datos necesito para calcular el stock de seguridad?
Entre otros factores pueden utilizarse la demanda histórica, su variabilidad, los plazos de aprovisionamiento y la variabilidad real de esos plazos.
¿Deben tenerse en cuenta los pedidos pendientes de clientes?
Sí. Los pedidos pendientes representan demanda conocida y pueden modificar significativamente las necesidades de inventario futuras, especialmente cuando su volumen es superior al comportamiento histórico habitual.
¿Puede calcularse automáticamente desde el ERP?
Sí. Si el ERP dispone de ventas, stock, pedidos, compras, proveedores y plazos de entrega, puede utilizarse esa información para recalcular parámetros de aprovisionamiento y generar propuestas de compra o reposición.
¿Tus stocks mínimos siguen teniendo sentido?
En SEVEN trabajamos con empresas para utilizar la información disponible en el ERP y convertirla en reglas de aprovisionamiento más útiles. Podemos analizar históricos, pedidos, plazos, previsiones y existencias para definir modelos adaptados a la realidad de cada producto y automatizar parte del proceso de reposición.
