Una implantación de ERP no consiste únicamente en configurar un programa. Las personas que van a trabajar con el nuevo sistema necesitan aprender nuevos procesos, circuitos y herramientas. Parte del coste de esa formación puede acogerse al sistema de formación bonificada para trabajadores a través de FUNDAE, siempre que la acción formativa se organice y documente correctamente.
¿Qué es la formación bonificada de FUNDAE?
Las empresas que cotizan por formación profesional disponen de un crédito anual para formar a sus trabajadores.
Este sistema se conoce como Formación Programada por las Empresas y es gestionado a través de FUNDAE.
La empresa realiza la formación y, una vez cumplidos los requisitos establecidos, puede recuperar parte de su coste mediante una bonificación en las cotizaciones a la Seguridad Social.
¿Puede bonificarse la formación realizada durante un proyecto ERP?
Un proyecto de implantación de ERP suele incluir una parte importante de transferencia de conocimiento.
Los usuarios necesitan aprender cómo utilizar el sistema y, en muchos casos, cómo ejecutar nuevos procedimientos de trabajo.
Podemos encontrar sesiones como:
- Formación en gestión de ventas y pedidos.
- Formación en compras y aprovisionamiento.
- Gestión de almacenes e inventario.
- Planificación y gestión de la producción.
- Administración y facturación.
- Gestión financiera.
- CRM y gestión comercial.
- Uso de aplicaciones móviles vinculadas al ERP.
Estas actividades pueden estructurarse como acciones formativas dirigidas a los trabajadores que necesitan adquirir esas competencias para desarrollar su actividad.
Separar implantación y formación
Esta separación es especialmente importante en un proyecto ERP.
Proyecto ERP
Consultoría, análisis de procesos, parametrización, migración de datos, programación, integraciones, pruebas y puesta en marcha.
Actividad formativa
Sesiones estructuradas para que los trabajadores adquieran conocimientos y competencias para utilizar correctamente el nuevo sistema y sus procesos.
Documentación
La formación debe poder identificarse mediante objetivos, contenidos, duración, participantes, formadores, calendario y evidencias de realización.
¿Cuánto puede bonificarse una empresa?
Cada empresa dispone de un crédito anual de formación.
FUNDAE calcula este crédito teniendo en cuenta las cantidades cotizadas por formación profesional durante el ejercicio anterior y el tamaño de la plantilla.
Por tanto, que una formación tenga un determinado coste no significa automáticamente que todo ese importe pueda bonificarse.
El importe finalmente bonificable está condicionado, entre otros factores, por:
- El crédito disponible de la empresa.
- Los costes realmente soportados por la formación.
- Los límites económicos aplicables a la acción formativa.
- El número de participantes.
- La duración de la formación.
- La modalidad de impartición.
- La cofinanciación privada exigible, cuando corresponda.
Proceso para bonificar la formación de un proyecto ERP
La clave está en preparar la formación antes de que empiecen las sesiones.
Comprobar el crédito disponible
La empresa debe acceder a la aplicación de Formación Programada por las Empresas y comprobar el crédito disponible para el ejercicio.
Definir la acción formativa
Debemos convertir las sesiones del proyecto ERP en una formación claramente estructurada: denominación, objetivos, contenidos, modalidad y duración.
Identificar a los participantes
Hay que determinar qué trabajadores recibirán la formación y organizar los grupos correspondientes.
Informar a la representación de los trabajadores
Cuando exista Representación Legal de las Personas Trabajadoras (RLPT), debe realizarse el procedimiento de información previo establecido para la formación bonificada.
Comunicar el inicio a FUNDAE
Se da de alta la acción y se comunica el grupo formativo a través de la aplicación. La comunicación del inicio debe realizarse como mínimo dos días naturales antes del comienzo de la formación.
Realizar y documentar la formación
Las sesiones deben realizarse conforme a lo comunicado y deben conservarse las evidencias correspondientes: controles de asistencia o registros de actividad, contenidos, participantes y documentación de la formación.
Evaluar y acreditar la formación
Al finalizar deben gestionarse los cuestionarios de evaluación y entregarse a los participantes los certificados de asistencia o diplomas correspondientes.
Comunicar la finalización y los costes
Se comunican a FUNDAE los participantes que han finalizado correctamente la formación, los costes incurridos y la cuantía que se pretende bonificar.
Aplicar la bonificación
Una vez comunicada la finalización, la empresa puede aplicar la bonificación correspondiente en sus cotizaciones a la Seguridad Social dentro de los plazos establecidos.
El error más fácil de cometer: gestionarlo después
La empresa termina una sesión de formación del ERP y, unas semanas después, pregunta: “¿Podemos bonificarla por FUNDAE?”
Ese planteamiento puede llegar demasiado tarde.
La comunicación del grupo debe realizarse antes de comenzar la formación. Actualmente FUNDAE establece que el inicio debe comunicarse como mínimo con dos días naturales de antelación.
Por eso la bonificación debería contemplarse desde la planificación del proyecto ERP y no una vez realizadas las sesiones.
Duración, asistencia y participantes
FUNDAE establece determinados requisitos sobre el desarrollo de las acciones formativas.
Entre los aspectos que conviene tener especialmente presentes:
- La duración total de una acción formativa no puede ser inferior a 2 horas.
- La formación debe ser gratuita para los trabajadores participantes.
- En formación presencial debe existir control de asistencia.
- En teleformación deben existir registros que permitan acreditar la actividad de los participantes.
- Para que un participante sea comunicado como finalizado debe cumplir los requisitos de participación establecidos para la modalidad correspondiente.
En formación presencial, FUNDAE considera finalizado al participante que haya realizado al menos el 75 % de las horas.
¿Qué documentación conviene preparar?
En una formación vinculada a un ERP es especialmente recomendable documentar claramente cada sesión.
| Documento / información | Finalidad |
|---|---|
| Denominación de la formación | Identificar claramente la acción formativa. |
| Objetivos | Definir qué competencias deben adquirir los usuarios. |
| Programa y contenidos | Documentar qué materias se han impartido. |
| Calendario y horario | Acreditar cuándo se realiza cada sesión. |
| Relación de participantes | Identificar a los trabajadores formados. |
| Control de asistencia / registros | Acreditar la participación efectiva. |
| Formador | Identificar quién imparte la formación y su capacitación. |
| Cuestionario de evaluación | Evaluar la calidad de la acción formativa. |
| Diploma o certificado | Acreditar la realización de la formación. |
| Factura y costes | Justificar económicamente la formación realizada. |
Ejemplo: formación dentro de una implantación ERP
Imaginemos una empresa industrial que está implantando un nuevo ERP.
Durante el proyecto se realizan las siguientes sesiones:
Sesión 1 — Ventas y gestión de pedidos
Sesión 2 — Compras y aprovisionamiento
Sesión 3 — Gestión de almacén
Sesión 4 — Órdenes de fabricación
Sesión 5 — Facturación y administración
Cada sesión dispone de horario, contenidos, formador y trabajadores participantes.
Esta estructura permite diferenciar claramente la actividad formativa de otras tareas realizadas dentro del mismo proyecto, como migración de datos, configuración o desarrollos.
Incluso puede ser conveniente dividir la formación en diferentes grupos cuando los perfiles de los trabajadores sean distintos: administración, producción, almacén, compras o comerciales.
¿Qué costes pueden intervenir en la bonificación?
FUNDAE contempla diferentes categorías de costes relacionados con el desarrollo de la formación.
Entre los costes directos pueden encontrarse, por ejemplo:
- Retribución de los formadores.
- Equipos y plataformas utilizados para la formación.
- Material didáctico.
- Aulas o espacios destinados a la formación.
- Determinados gastos asociados a participantes y formadores.
También existen costes indirectos y, cuando se encomienda la organización a una entidad externa, costes de organización, sujetos a los límites establecidos.
¿Quién gestiona la bonificación?
Existen diferentes posibilidades.
La propia empresa puede gestionar directamente su formación y realizar las comunicaciones correspondientes a través de la aplicación de FUNDAE.
También puede encomendar la organización a una entidad organizadora, que se encargará de determinadas gestiones y comunicaciones.
En cualquiera de los casos es importante definir esta cuestión antes de iniciar la formación para asegurarse de que las comunicaciones se realizan correctamente y dentro de plazo.
La documentación no termina cuando acaba el curso
La empresa debe conservar la documentación acreditativa de las acciones formativas bonificadas durante cuatro años.
FUNDAE y el SEPE pueden realizar actuaciones de seguimiento y requerir documentación que permita acreditar que la formación se realizó en las condiciones comunicadas.
Por eso merece la pena crear desde el principio un expediente de formación ordenado para cada acción realizada.
La formación debe formar parte del proyecto ERP desde el principio
En una implantación ERP, la formación no debería considerarse una actividad improvisada al final del proyecto.
Es una parte fundamental de la puesta en marcha.
Si además la empresa quiere aprovechar su crédito de formación, conviene identificar desde el inicio qué sesiones serán formativas, qué trabajadores participarán, qué contenidos se impartirán y quién realizará las comunicaciones con FUNDAE.
Integrar la planificación de la formación dentro del propio calendario de implantación permite que el proyecto ERP no sólo ponga en marcha una nueva herramienta, sino que ayude a que las personas estén preparadas para utilizarla correctamente.
Preguntas frecuentes
¿Puede bonificarse con FUNDAE la formación de un nuevo ERP?
Puede acogerse al sistema la actividad formativa dirigida a los trabajadores siempre que responda a sus necesidades formativas y se cumplan los requisitos establecidos. No debe confundirse la formación con el conjunto de servicios de implantación del ERP.
¿Puede bonificarse todo el coste de la implantación ERP?
No. La bonificación se refiere a los costes correspondientes a la actividad formativa y está además limitada por el crédito disponible, los costes admitidos y los límites económicos aplicables.
¿Cuándo hay que comunicar la formación?
La acción debe darse de alta y el inicio del grupo debe comunicarse antes de comenzar. FUNDAE establece actualmente un plazo mínimo de dos días naturales antes del inicio.
¿Hay una duración mínima para la formación bonificada?
Sí. La duración total de la acción formativa no puede ser inferior a dos horas.
¿Es necesario controlar la asistencia?
Sí. En modalidad presencial debe existir un control de asistencia. En otras modalidades deben conservarse los registros correspondientes que acrediten la participación.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación?
La documentación justificativa de las acciones formativas bonificadas debe conservarse durante cuatro años.
La formación también forma parte de una buena implantación ERP
En SEVEN entendemos la implantación de un ERP como un proyecto que combina tecnología, procesos y personas.
Por eso estructuramos las sesiones formativas para que los usuarios entiendan no sólo cómo utilizar el sistema, sino también cómo trabajar con los nuevos procesos definidos durante el proyecto.
