Veremos cómo crear anticipos de cliente y cómo utilizarlos para cobrar facturas de venta
Creación de un anticipo
Para crear un anticipo, simplemente debemos de crear un Cobro para un cliente determinado y con un importe dado, pero en el momento de «AÑADIR DETALLES DE PAGO» no elegiremos ninguna factura ni ningún concepto contable. De esa manera, el sistema nos preguntará si ese importe, que no hemos «liquidado» contra ninguna factura o concepto contable, deseamos dejarlo como crédito para usarlo más tarde. Esa será la opción a elegir.
Los pasos son los siguientes:
Creamos el cobro indicando Fecha de cobro, Tercero, Método de pago e Importe:
NOTA: Si es habitual que en tu empresa debas gestionar anticipos, entonces puede ser interesante crearte un tipo de documento «Anticipos de cliente», con la misma configuración que el tipo de documento «Cobro». De manera que todos los anticipos los crees con ese tipo de documento. Si no es el caso, puedes crear el anticipo con el Tipo de documento «Cobro» habitual.
Pulsamos «AÑADIR DETALLES DE PAGO» y NO marcamos ninguna factura (si la hubiese), ni añadimos ningún concepto contable. Simplemente bajamos a la parte de abajo, y veremos que, además del selector de «Acción relacionada con el documento», aparece un nuevo selector de «Acción de pago en exceso».
En este segundo selector de «Acción de pago en exceso» debemos de elegir la opción «Dejar crédito para usar más tarde».
Pulsamos HECHO, y ya tenemos el anticipo creado.
Puedes observar que hay determinadas columnas que nos indican el crédito que se ha generado, y qué crédito queda pendiente de consumir.
Adicionalmente, cuando ese cobro se lleva a banco, aparece como una transacción más de la cuenta financiera.
Al contabilizarse, manual o automáticamente, genera el siguiente asiento:
NOTA: La cuenta de anticipos (438) se obtiene de la configuración de contabilidad del Tercero/Cliente, con lo cual si prefieres que se use una 430, es en esa configuración donde lo debes cambiar.
Usar un anticipo para cobrar una factura
Ahora vamos a usar el anticipo para saldar una factura de un cliente.
Desde la ventana «FACTURA (CLIENTE)» seleccionamos la factura y pulsamos AÑADIR COBRO.
En el popup que aparece, tenemos que hacer estos pasos:
Modificamos el importe que el sistema nos propone cobrar, poniendo 0 (ya que no estamos recibiendo ningún importe realmente):
Vamos a la parte de abajo y veremos que aparecen los cobros anticipados. Marcamos aquellos que deseamos usar para saldar esta factura, pudiendo indicar el importe a coger de cada anticipo, etc.:
Seleccionamos «Procesar cobro y depósito» y pulsamos HECHO
El sistema te indicará que se ha generado un cobro de tipo «Z». Esto son cobros de liquidación entre documentos, de importe cero (de ahí su nombre, de ZERO), que permiten usar un documento (cobro) para saldar otro (factura)
Al contabilizarse, manual o automáticamente el cobro Z, se genera la liquidación entre la cuenta de anticipos del cliente (habitualmente una 438) y la cuenta de cliente (430):
Control del saldo anticipado pendiente de consumir
Tras realizar los pasos anteriores, si quieres ver cuánto anticipo queda pendiente de consumir, debes fijarte en la columna «Crédito anticipado pendiente» de la ventana «Cobros». Verás que para el anticipo que habíamos creado en este ejemplo, se han actualizado las columnas de control de crédito.
La columna en la que tienes el importe de crédito por consumir es «Crédito Anticipado Pendiente»:
