Este post trata sobre la estructura de contabilidad general de Etendo, y es fundamental para entender el funcionamiento de toda el área de contabilidad

Documentos y su contabilización

Como en cualquier ERP, en Etendo se generan documentos o transacciones a lo largo de los procesos de Ventas, Compras, Administración, Almacenes, Producción., etc, en diferentes ventanas y procesos.

Estos documentos y transacciones NO son apuntes contables. De hecho, Etendo puede trabajar sin activar el área de contabilidad, con lo cual esos documentos nunca generarían apuntes contables. Se podría gestionar una empresa completamente sin generar un sólo apunte contable (Es el caso es que la empresa tenga externalizada la contabilidad con alguna asesoría, por ejemplo)

Para los casos en los que Etendo sí debe gestionar la contabilidad de la empresa, todos los documentos que deben contabilizarse generan (manual y automáticamente) los apuntes correspondientes, que quedan ligados a sus documentos origen.

Por ejemplo, cuando creamos una nueva factura de cliente, la solapa «Contabilidad» (en amarillo) está en blanco, y de hecho el botón de contabilización manual (en naranja) muestra el texto «Contabilizar»:

Cuando se ejecuta el proceso de contabilidad (manual o automáticamente), es cuando el sistema genera el apunte contable, y el botón muestra el texto «Contabilizado»:

En la imagen se observa un apunte con 3 cuentas contables (Cliente, Impuesto, Ingreso), con su DEBE y HABER correspondiente.

Si observásemos el diario de asientos de esa transacción, vemos esa misma información:

Incluso cuando queremos generar un apunte contable directamente en el Libro Diario (como puede ser un apunte de nómina), lo que se graba en Etendo es un documento, que al contabilizarse (manual y/o automáticamente), da lugar al apunte contable

Contabilizar/descontabilizar manualmente

Todos los documentos que deben generar un apunte contable cuentan, en su ventana correspondiente, con un botón «Contabilizar» que el usuario puede pulsar, para forzar a que el sistema genere el apunte contable.

Del mismo modo, cuando un documento ya está contabilizado, si se vuelve a pulsar el botón (que en ese momento muestra el texto «Contabilizado»), el sistema permite eliminar el apunte contable y marcar el documento como NO contabilizado:

Contabilización automática

Realmente, no es necesario contabilizar manualmente los documentos. Etendo lo hace por tí automáticamente.

Para ello, basta con configurar el proceso de contabilidad automático para que genere cada x minutos, horas, días, etc, el proceso de contabilización:

En la imagen, el proceso de contabilidad se ejecuta cada 30 minutos. De manera que cada 30 minutos, el sistema recorre todos los documentos contabilizables (facturas de venta, cobros, depósitos, facturas de compra, pagos, reintegros, remesas, aceptaciones/devoluciones de remesas, amortizaciones, variaciones de existencias, costes, producciones, etc), y genera el apunte contable en base a la parametrización

Documentos no contabilizados

¿Y si por algún motivo, cuando se ha intentado generar el apunte contable, el sistema ha dado un error?

Esto ocurre cuando el periodo de contabilización no está abierto, o hay algún elemento del apunte que no está bien configurado (por ejemplo, la cuenta contable asociada a un impuesto)

Para ello, existe una ventana «Documentos no contabilizados», que muestra los documentos que han dado error. A partir de esa ventana, se puede navegar al documento, intentar contabilizarlo manualmente, y el sistema mostrará el error a resolver:

Pulsando sobre la fecha se navega al documento:

Y al intentar contabilizar manualmente el documento, aparece el motivo (en rojo) de que no se haya podido contabilizar:

En el ejemplo, bastaría con ir a la ventana de «Abrir/cerrar periodos», para Abrir el periodo (mes y año) de ese documento, y volver a intentar contabilizarlo manualmente (o esperar a que el proceso automático vuelva a intentar contabilizarlo)

Configuración de contabilidad en Terceros

Etendo sabe qué apunte contable debe generar porque existe una configuración específica. Para el caso de los clientes/proveedores, la cuenta contable que se utiliza para cada uno de ellos se indica en la solapa «Configuración contabilidad». Como un tercero puede ser cliente y proveedor al mismo tiempo, existe una solapa de configuración de contabilidad diferente en función de si actúa como Cliente o como Proveedor:

En esa solapa «Contabilidad cliente» / «Contabilidad proveedor» se puede trabajar con subcuentas de cliente/proveedor genéricas (43000000, 40000000), o con subcuentas específicas para cada cliente (4300001,4300002,4300003, etc), que se pueden generar manual o automáticamente.

Configuración de contabilidad en Productos

De manera similar, el la ventana Productos existe una solapa para indicar las cuentas contables que deben utilizarse al contabilizar un documento que involucre productos.

Configuración de contabilidad en Impuestos

Igualmente, en la configuración de los Impuestos se especifican las cuentas contables de cada impuesto: