Revisamos las principales funcionalidades del Informe de Tesorería, que aporta una foto clara de la evolución de la misma

Introducción

Para controlar la Tesorería, Etendo tiene en cuenta los saldos bancarios y los planes de pago de las facturas de venta y compra, atendiendo a la «Fecha esperada». Además se puede configurar para tener en cuenta los Pedidos de venta, asumiendo que son «pre-facturas» y por tanto deben formar parte de los ingresos futuros.

También tiene en cuenta los Avisos de Tesorería, que son esos cobros o pagos que ocurrirán a futuro, como son los pagos de impuestos o nóminas, o las previsiones de ventas. Estos avisos son fundamentales para un análisis de tesorería.

A continuación, recorremos la funcionalidad principal.

Tipos de avisos de tesorería

Por un lado, se pueden crear «Tipos de avisos», lo que permite organizar adecuadamente los avisos que se creen. Para crear un Tipo de aviso, basta con acceder a la ventana «Tipo de aviso de tesorería» e indicar un nombre:

Avisos de tesorería

Una vez credos los tipos, lo siguiente es generar los avisos en concreto, desde la ventana «Avisos de tesorería»

En la cabecera de esa ventana se indica Nombre y Tipo. También se pueden marcar los avisos para que se auto-cancelen pasados x días. Por ejemplo, pasados 2 días desde la fecha del pago de la Seguridad, no queremos que ese aviso siga vivo, ya que esos pagos son fijos, siempre ocurren en fecha.

Un aviso se compone de líneas, que son las que llevan una fecha e importe, y son las que se tienen en cuenta en el informe de tesorería.

Para generar las líneas de un aviso de manera cómoda se dispone del botón «CREAR LÍNEAS», que permite crear masivamente todas las líneas de aviso con diversas opciones:

Informe de Tesorería

En la ventana «Informe de Tesorería» se dispone de toda la información para tener la foto de tesorería clara. En la cabecera de esta ventana se le puede indicar:

• Un nombre al informe (porque se pueden tener diversos informes con diferentes configuraciones)
• Umbral de aviso: Importe umbral a partir del cual se desea que el sistema lo marque como alerta (en rojo).
• Incluir Avisos de Tesorería: Campo de tipo check para poder incluir o no los avisos
• Pedidos de venta sin factura cuentan en el balance: campo para inclir o excluir del cálculo del Saldo final el importe que se calcula en la columna «P. VTA sin factura» (Pedidos de venta sin factura)

Para calcular los datos del informe, se pulsa el botón «Generar/actualizar líneas».

El resultado se muestra en las dos solapas hijas, una de Resumen y otra con el Detalle exhaustivo.

En al RESUMEN, se dispone de la info principal y el indicador sobre cuándo ocurrirán los problemas, por estar el Saldo final por debajo del valor umbral. Los vencimientos atrasados se muestran en una columna específica, para poder controlarlos adecuadamente.

El significado de cada columna, para un mes dado y actualización del informe a una fecha dada X, es el siguiente:

• Saldo inicial: Para el primer mes, es la suma de todos los saldos corrientes en cuenta financiera en la fecha X. Para el resto de meses, el saldo inicial coincide con el saldo final del mes anterior.
• Relativo a FACTURAS y AVISOS DE TESORERÍA:
  • Entradas en fecha: Suma de los importes que aparecen en la columna de ese mes en la solapa «LÍNEAS» y con importe MAYOR QUE 0. Es decir, refleja los vencimientos de facturas y avisos (mayores que 0 €) que se dan para ese mes, y que aún no han vencido
  • Salidas en fecha: Suma de los importes que aparecen en la columna de ese mes en la solapa «LÍNEAS» y con importe MENOR QUE 0. Es decir, refleja los vencimientos de facturas y avisos (menores que 0 €) que se dan para ese mes, y que aún no han vencido
  • Entradas atrasadas: Suma de los importes que aparecen en la columna «Atrasos» de la solapa «LÍNEAS» y con importe MAYOR QUE 0. Es decir, refleja los vencimientos de facturas y avisos (mayores que 0 €) que que están ya vencidas (por eso sólo aparecen en el primer mes)
  • Salidas atrasadas: Suma de los importes que aparecen en la columna «Atrasos» de la solapa «LÍNEAS» y con importe MENOR QUE 0. Es decir, refleja los vencimientos de facturas y avisos (menores que 0 €) que que están ya vencidas (por eso sólo aparecen en el primer mes)
• Relativo a PEDIDOS DE VENTA:
  • P. VTA sin factura: Suma de los importes en pedidos de venta que no están completamente facturados, calculando la fecha como fecha comprometida + días de cobro, donde la fecha esperada no está ya vencida. Se considera sólo el importe pendiente de facturar.
  • P. VTA sin factura atrasados: Suma de los importes en pedidos de venta que no están completamente facturados, calculando la fecha como fecha comprometida + días de cobro, donde la fecha esperada está ya vencida (por eso sólo aparecen en el primer mes). Se considera sólo el importe pendiente de facturar.
  • IMPORTANTE: En la ventana Pedido de venta existe un check «Descartado para Informe de Tesorería» que permite que ese pedido no se tenga en cuenta en este Informe de Tesorería. Esto es útil especialmente para no tener en cuenta pedidos que han quedado cancelados pero no se quieren cerrar (con el proceso de cierre de Etendo), para no resetear las cantidades
• Saldo Fin: Es el saldo que se espera a final de ese mes, partiendo del saldo Inicial y sumando las columnas de entradas y salidas, tanto atrasadas como en fecha
• Estado (y color): Esta columna muestra el estado del mes, tanto con el texto (AVISO u OK) y un color
  • Si saldo final < Umbral, entonces el estado es AVISO (en rojo)
  • Si saldo final >= Umbral, entonces el estado es OK (en verde)

Y en la solapa LÍNEAS se tiene el detalle, vencimiento de factura a vencimiento de factura, aviso a aviso, que ocurre en cada mes, para que el usuario puede analizarlo al detalle.

Si además utilizas Ibon, el sistema de alertas de negocio, tus responsables financieros serán avisados vía email y con antelación, entre otros, de:

• Saldos por debajo del umbral
• Retrasos de cobro
• Meses con gastos muy superiores a los habituales