En las remesas por Gestión de cobro, se envía un paquete de órdenes de cobro al banco, que las va abonando a medida que llegan las fechas de vencimiento y las ejecuta en las cuentas bancarias de los clientes. Es decir, el banco no abona el total de la remesa al inicio del proceso, cosa que sí sucede con las remesas al Descuento.
Repasamos en este documento el proceso completo de gestión de Remesas por Gestión de Cobro, desde la creación hasta la confirmación o devolución de los cobros, así como la contabilización de cada paso.
Configuración del método de pago SEPA
Se debe configurar un método de pago de esta manera:
Los campos principales:
- Nombre: A decidir, por ejemplo «SEPA»
- Tipo de ejecución: Automático
- Proceso de ejecución: In remittance
- En espera: SI
- Configuración de cuentas contables: VACÍA
Este método de pago debe estar habilitado únicamente para Cobros, para que en la propuesta de efectos a remesar sólo aparezcan Cobros, y no Pagos.
El banco con el que vayamos a utilizar este método de pago debe de tenerlo añadido en su listado de métodos de pago, en la ventana Cuenta financiera:
También en esta solapa «Método de pago» el método de pago (SEPA en este ejemplo) debe estar habilitado únicamente para Cobros, para que en la propuesta de efectos a remesar sólo aparezcan Cobros, y no Pagos.
A continuación, asociamos ese método de pago a un Tipo de remesa
Configuración del método de pago «Devolución de efectos por transferencia»
Este método de pago se utiliza para los casos en los que se producen devoluciones y se acuerda con el cliente final que el próximo intento de cobro se hará por transferencia (en lugar de intentar lanzar una nueva remesa). Es decir, el banco al que se envió la remesa original no ha conseguido ejecutar el cobro en el cliente final (por falta de saldo en el IBAN del cliente final proporcionado, por ejemplo), y se acuerda con el cliente que no se volverá a remesar, sino que se cobrará por Transferencia.
Para esos casos se debe configurar por tanto un método de pago «DEVOLUCIÓN DE EFECTOS POR TRANSFERENCIA», con estos datos:
- Nombre: DEVOLUCIÓN DE EFECTOS POR TRANSFERENCIA
- Tipo de ejecución: Automático
- Proceso de ejecución: Simple execution process
- En espera: SI
- Configuración de cuentas contables: VACÍA
Configuración del Tipo de remesa
Los tipos de remesas se crean automáticamente al instalar el módulo de remesas y lo único que hay que hacer manualmente es ajustarlo para relacionarlo con el banco propio que deba utilizarlo.
Por ejemplo, para asociar el Tipo de Remesa al banco BBVA, se configuraría de la siguiente manera:
- Nombre: SEPA CORE DD – BBVA – GESTIÓN COBRO (por ejemplo)
- Método de pago: SEPA (el método de pago creado en el paso anterior)
- Remesa al descuento: NO MARCADO
- Contabilización permitida: SI
En las cuentas contables asociadas, indicar:
- Cuenta envío remesa (cuando se procesa la remesa y se envía al banco): 4311 – Efectos comerciales
- Cuenta de liquidación (cuando se dan los efectos por cobrados): 57200000 (se indica la cuenta específica del banco para el que se está configurando el tipo de remesa)
Creación de una remesa
Ahora que ya tenemos configurado todo, procedemos a crear una remesa desde la ventana «Remesas».
Cabecera
Se crea un nuevo registro de remesa. Se debe elegir el tipo de remesa, el banco, la fecha esperada (el sistema mostrará vencimientos HASTA esa fecha esperada), etc.
Si se marca el check «Process automated» el sistema generará automáticamente las liquidaciones, lo cual realmente sólo es de aplicación en remesas al descuento, con lo cual en este caso NO se debe marcar.
Selección de vencimientos
Mediante el botón «Seleccionar facturas y pedidos» se eligen los vencimientos que se desee incluir en la remesa. Al pulsarlo se muestran aquellos vencimientos que tienen el método de pago asociado al Tipo de remesa (en el ejemplo, SEPA) y cuya fecha esperada es inferior a la Fecha esperada indicada en la remesa. Esos pre-filtros se observan en la cabecera, y se pueden eliminar clicando en el embudo habitual:
Se pueden seleccionar los vencimientos que interese remesar (e incluso editar el importe para remesarlos parcialmente) y al pulsar el botón «HECHO» dichos vencimientos aparecerán en la solapa «Líneas» de la remesa.
Procesar la remesa
Una vez la remesa está lista, se pulsa el botón «Proceso de pago». Al hacerlo, el sistema preguntará si se desea realizar algún tipo de agrupación.
Lo habitual es seleccionar «Agrupar por tercero y fecha de vencimiento» o «Sin agrupación». En función de la opción que elijamos, el sistema intentará agrupar las instrucciones a enviar al banco.
El resultado de este proceso es que los efectos se trasladan a la solapa «Instrucciones», y se genera un cobro asociado a cada uno de los vencimientos. El cobro se puede observar en la propia solapa «Instrucciones», y se puede observar que su estado es «Remesado».
Manual o automáticamente ya se puede contabilizar la remesa, que dará lugar a un asiento (también se puede configurar la remesa para que NO genere este asiento de tránsito)
| DEBE | HABER |
| 4311 | 430 |
| (La deuda de cliente se traslada a efectos comerciales) | (Se le quita la deuda al cliente) |
Reactivación de una remesa
Una remesa se puede reactivar para modificarla, incluso para eliminarla completamente. Para ello, se debe pulsar el botón «REACTIVAR». Si la remesa ya tuviese líneas liquidadas, entonces habría que eliminar esas liquidaciones antes de poder reactivar la remesa.
Envío de la remesa al banco
Al haber procesado la remesa, aparece un botón «CREAR FICHERO DE REMESA» para generar el fichero que se depositará en la web del banco. Basta con pulsarlo, y se descargará el fichero XML con la información del contenido de la remesa.
Este fichero es el que se debe usar en la web del banco para generar la remesa.
Aceptación de los efectos (liquidación)
Los efectos contenidos en la remesa se pueden dar por aceptados (en terminología de Etendo, a este proceso se le denomina LIQUIDACIÓN) de dos maneras:
- Si se hubiese marcado el check «Process automated» en la remesa, se aceptarán en el momento de procesar la remesa. Sólo debe marcarse este check en remesas al Descuento.
- Si no se hubiese marcado, accediendo a la ventana «Liquidación/devolución de remesas» se selecciona la remesa, la fecha de liquidación, y se pulsa Aceptar.
Al liquidar determinados vencimientos, en la ventana «Remesa» se observa que estos se copian desde la solapa «Instrucciones» a la solapa «Liquidado». En esa solapa «Liquidado» tendremos todos los efectos ya liquidados.
Los cobros que el sistema había generado automáticamente para saldas los vencimientos pasan del estado «Remesado» al estado «Cobro depositado», ya que se depositan automáticamente en la cuenta financiera, sumando por tanto al saldo corriente de la misma.
La liquidación genera un apunte contable automáticamente (o manualmente accediendo a la remesa, solapa Liquidado y pulsando el botón «Contabilizar»). El apunte que se genera es:
| DEBE | HABER |
| 57200001 | 4311 |
| (El importe ya está en la cuenta bancaria) | (Se anula el efecto, ya no está pendiente) |
Los cobros que el sistema crea automáticamente para saldar cada vencimiento no generan contabilidad por sí mismos, ni en el cobro ni en el depósito. Notar que si accedemos a la Cuenta financiera y quisiéramos contabilizar manualmente los efectos depositados, aparecerá el aviso de que esos registros están Deshabilitados para contabilidad. Esto es correcto, ya que al procesos de remesas ya se ha encargado de contabilizarlos.