Este post trata sobre cómo se gestiona la numeración automática de los documentos en Etendo, tomando como ejemplo el documento de Factura de Venta
Secuencias de numeración de documentos
Una factura tiene un campo “Documento transacción” (normalmente lo llamamos “Tipo de documento”) que especifica el tipo de factura y permite aplicar determinadas acciones sobre ese tipo de facturas específicas. Una de esas acciones es cómo se debe numerar automáticamente la factura.
Etendo numera automáticamente las facturas (de hecho, cualquier documento) en base a ese “Documento transacción”.
Si se navega a la definición del “Documento transacción” se accede a la ventana “Tipo de documento”, donde se observan los dos campos que rigen la numeración:
Por un lado un check que indica si el tipo de documento gestiona numeración y por otro la secuencia que determina el número. Si se navega a la secuencia, se accede a la definición de la misma:
Los campos más importantes de la secuencia son:
- Incrementar: Indica el número que se va sumando a la secuencia. De 1 en 1, de 2 en 2, etc. Lo haitual es que sea 1
- Valor actual: Indica el número que tomará la siguiente factura que se cree
- Prefijo: Sirve para añadir una parte fija a la numeración, antes del número. Habitualmente se incluye el año: 21-
- Sufjio: Idem, pero después del número
Por ejemplo, si se indicasen estos datos:
Valor actual: 1000
Prefijo: FV21/
Sufijo: -A
La próxima factura que se crease con ese tipo de documento tomaría el número: FV21-1000-A. Inicialmente, al pulsar el icono de “Nueva” factura, el número de secuencia se marca con “< >”, que quiere decir que es temporal, y cuando se graba ya desaparecen los símbolos “< >” y se determina el número final.
NOTA: Con cada cambio de año hay que crear nuevas secuencias y asignarlas al inicio. Lo adecuado es tener una secuencia “Facturas 2021”, “Facturas 2022”, y asignarla al tipo de documento en el momento en que aplique (otra opción posible sería tener tipos de documento diferentes para cada año, pero no es recomendable)
Indicar manualmente un número de factura sin consumir numeración
Existe al opción de indicar manualmente el número de factura que se desea para determinada factura, sin consumir numeración de la secuencia (en este punto habrá que ser consciente de si aplica modificar la secuencia para que no haya repeticiones). Los pasos son:
Acceder a la ventana “Factura (Cliente)” y crear una nueva cabecera de la factura. Antes de darle a guardar hay que modificar el Nº Documento (poniendo el que se desee). Al modificar manualmente en esta ventana el nº de documento, no se consume secuencia de numeración, siempre que se modifique el número antes de darle a guardar por primera vez:
Después se rellenan el resto de datos de la cabecera (Tercero, …) y se continua con líneas, etc..