Infinito Eventos: un ERP para gestionar eventos, recursos y negocio
Implantación de Etendo ERP en Infinito Eventos para centralizar la gestión de eventos, materiales, personas, tiempos y facturación, mejorando la trazabilidad y la coordinación entre las diferentes áreas de la empresa.
Cada evento es un proyecto con personas, materiales y servicios
La organización de eventos exige coordinar numerosos recursos. Equipamiento, materiales, personal técnico, servicios y tareas deben estar disponibles en el momento adecuado y asociados correctamente al proyecto correspondiente.
Infinito Eventos
Infinito Eventos & Comunicación desarrolla proyectos de organización y producción de eventos, combinando servicios audiovisuales, equipamiento técnico y los recursos humanos necesarios para llevar cada proyecto a cabo.
Su actividad incluye eventos corporativos, congresos, conciertos, festivales y producciones audiovisuales, con una operativa en la que cada trabajo requiere coordinar diferentes recursos y equipos.
El reto de gestión
En una empresa de eventos, cada proyecto puede tener fechas, fases, tareas, personas, materiales y servicios diferentes. Disponer de una visión centralizada resulta clave para conocer qué recursos intervienen en cada trabajo y realizar un seguimiento real de su ejecución.
El proyecto ERP debía proporcionar una plataforma común para organizar esa información, reducir tareas administrativas y facilitar la coordinación entre los distintos departamentos.
Procesos gestionados con Etendo ERP
Etendo proporciona una base común desde la que gestionar la actividad diaria de una empresa de organización y producción de eventos.
Funcionalidades TOP
Gestión completa de eventos
Cada evento se gestiona en Etendo como un proyecto completo, estructurado en fases y tareas. Desde el ERP se coordinan los materiales necesarios, las personas que participan y las distintas actividades que deben realizarse durante la preparación y ejecución del evento.
Imputación de tiempos vía APP
El equipo puede registrar directamente las horas dedicadas a cada evento mediante SPACE, la APP conectada a Etendo. Las imputaciones quedan asociadas al proyecto correspondiente, facilitando el seguimiento del trabajo realizado y el análisis de los recursos dedicados a cada evento.
Ibon: alertas de negocio para Dirección
Mediante Ibon para Etendo, la Dirección recibe directamente información relevante sobre la evolución del negocio, sin necesidad de consultar continuamente el ERP: facturación comparativa, ventas por agente, ventas por espacios de eventos, impagados y otros indicadores clave para la gestión.
Un ERP conectado con la operativa real de los eventos
El objetivo no era disponer únicamente de un sistema administrativo, sino conectar la gestión de los eventos con las herramientas que utiliza el equipo en su trabajo diario y proporcionar a Dirección información útil sobre la evolución del negocio.
Preguntas sobre el proyecto
¿Cómo se gestiona un evento dentro de Etendo?
Cada evento se gestiona como un proyecto que puede dividirse en diferentes fases y tareas. Sobre ese proyecto se relacionan también los materiales, las personas y otros recursos necesarios para su ejecución, permitiendo centralizar toda la información relevante del evento.
¿Cómo registra el equipo las horas dedicadas a cada evento?
Los usuarios pueden imputar sus tiempos mediante SPACE, la APP conectada con Etendo. De esta forma, las horas quedan directamente vinculadas al evento correspondiente sin necesidad de realizar posteriormente una carga manual de la información.
¿Qué información recibe Dirección mediante Ibon?
Ibon envía información obtenida directamente desde Etendo sobre diferentes indicadores del negocio. Entre otros, se utilizan alertas sobre facturación comparativa, ventas por agente, ventas por espacios de eventos, impagados y otros datos relevantes para la toma de decisiones.
¿Qué aporta un ERP a una empresa de organización de eventos?
Permite relacionar en un único sistema los eventos, las tareas, los recursos, los tiempos y la gestión administrativa. Esto facilita la trazabilidad de cada proyecto y reduce la dispersión de información entre diferentes herramientas y departamentos.
¿Necesitas un ERP para tu empresa?
Si tu empresa también trabaja por proyectos y necesita coordinar clientes, materiales, personas, tiempos y facturación, puedes conocer primero qué debe aportar un ERP a tu empresa o contarnos directamente cómo trabajáis. Podemos estudiar contigo qué partes tiene sentido integrar, automatizar o mejorar.
